Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.
Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.
Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції суб'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.
Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.
До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.
До ділових якостей належать:
-- професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов’язків і організації зв’язку;
-- досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;
-- ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;
ü уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;
ü самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;
-- тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов’язків;
-- пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;
-- лояльність, відданість роботі.
До особистих якостей належать:
-- зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;
-- особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб’язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;
-- вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;
-- інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;
-- ввічливість.
Кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов’язки секретаря:
· виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);
· приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;
· веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;
· приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);
· готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;
· стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;
· організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв’язку;
· за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів;
· виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;
· здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства (організації установи) виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства (організації установи), що взяті на контроль;
· веде контрольно-реєстраційну картотеку;
· забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;
· друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;
· організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;
· формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;
· копією документи на персональному ксероксі.
